Sunday, 1 December 2019

Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa di Sekolah (SIPLah)


Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa di Sekolah (SIPLah)
Karya: Rizki Siddiq Nugraha

SIPLah

Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa di Sekolah (SIPLah) digunakan untuk pengadaan barang/jasa yang dananya bersumber dari dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dan/atau dana lain yang ketentuan pengadaannya dilakukan secara daring (online) melalui SIPLah dengan penetapan oleh pejabat sesuai kewenangannya.
Jenis barang/jasa melalui SIPLah terdiri atas (1) barang/jasa umum dan (2) barang/jasa yang dinilai strategis. Adapun kriteria barang/jasa yang dinilai strategis, sebagai berikut:
1. Memiliki pengaruh yang besar/signifikan terhadap pencapaian sasaran pembangunan nasional dan/atau indikator kinerja utama Kementerian.
2. Memerlukan penilaian kualifikasi teknis dan harga.
3. Berpengaruh terhadap reputasi pemerintah atau Kementerian, dan/atau
4. Memerlukan tingkat ketersediaan yang memadai.
Barang/jasa yang dinilai strategis tersebut ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal Kementerian.
Pencantuman dan nilai transaksi barang/jasa melalui SIPLah dilakukan dengan metode, sebagai berikut:
1. Untuk barang/jasa umum dilakukan dengan ketentuan:
a. Pencantuman dilakukan tanpa proses pemilihan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
b. Pengadaan dengan nilai transaksi paling banyak sebesar Rp 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
2. Untuk barang/jasa yang dinilai strategis dengan ketentuan:
a. Pencantuman dilakukan dengan proses pemilihan.
b. Pengadaan dengan nilai transaksi paling banyak sebesar Rp 2.500.000.000,00 (dua miliar lima ratus juta rupiah).
Barang/jasa yang dicantumkan di dalam SIPLah dapat berasal dari usulan pimpinan satuan kerja di kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah, dengan ketentuan:
a. Ditujukan kepada Sekretaris Jenderal Kementerian dengan dilengkapi (1) jenis, (2) pekiraan waktu penggunaan, (3) referensi harga, (4) informasi produksi, dan (5) persyaratan penyedia.
b. Sekretaris Jenderal Kementerian melakukan evaluasi terhadap kelayakan usulan barang/jasa sesuai dengan kriteria barang/jasa SIPLah, yaitu barang/jasa yang legal sesuai ketentuan komponen pembiayaan dana BOS dan/atau komponen pembiayaan dana lainnya.
c. Di dalam hal hasil evaluasi dinyatakan barang/jasa memenuhi kriteria, Sekretaris Jenderal Kementerian memerintahkan Kepala Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) untuk menetapkan kelompok kerja pemilihan.
d. Di dalam hal hasil evaluasi dinyatakan barang/jasa tidak memenuhi kriteria, Sekretaris Jenderal Kementerian mengirimkan surat pemberitahuan kepada pihak pengusul.
Tata cara pemilihan barang yang dinilai strategis, dilakukan dengan:
1. Negosiasi
Negosiasi dilakukan untuk barang/jasa yang memiliki kriteria:
a. Kebutuhan barang/jasa melebihi kemampuan dari satu penyedia.
b. Spesifikasi teknis dan kualitas barang/jasa beragam.
c. Barang/jasa yang harganya sudah dipublikasi melalui media cetak dan elektronik.
d. Penyedia tunggal, dan/atau
e. Barang/jasa lain berdasarkan penilaian kelompok kerja pemilihan bahwa pelaksanaan pemilihan akan lebih efektif, efisien, atau mudah apabila menggunakan metode negosiasi.
Tahapan pemilihan dengan metode negosiasi, meliputi:
a. Pengumuman.
b. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan.
c. Pemasukan dokumen penawaran.
d. Evaluasi kualifikasi dan administrasi.
e. Pembuktian kualifikasi.
f. Pembuatan berita acara hasi evaluasi kualifikasi, evaluasi administrasi, dan pembuktian kualifikasi.
g. Evaluasi dan klasifikasi teknis serta harga.
h. Negosiasi teknis dan harga.
i. Pembuatan berita acara hasil evaluasi dan klasifikasi teknis serta negosiasi teknis dan harga.
j. Pembuatan berita acara hasi pemilihan penyedia.
k. Penetapan penyedia.
l. Penyampaian hasil pemilihan penyedia kepada kepala UKPBJ untuk dilakukan reviu.
m. Penyampaian hasil reviu dari kepala UKPBJ kepada Sekretaris Jenderal Kementerian.
o. Penandatanganan kontrak SIPLah.
p. Pencantuman barang/jasa ke dalam SIPLah.
2. Tender
Tender dilakukan untuk barang/jasa yang memiliki kriteria:
a. Kebutuhan barang/jasa tidak melebihi kemampuan dari satu penyedia.
b. Spesifikasi teknis dan kualitas barang/jasa tidak beragam.
c. Terdapat beberapa penyedia, dan/atau
d. Barang/jasa lain berdasarkan penilaian kelompok kerja pemilihan bahwa pelaksanaan pemilihan akan lebih efektif, efisien, atau mudah apabila menggunakan metode tender.
Tahapan pemilihan dengan metode tender, meliputi:
a. Pengumuman tender.
b. Pendaftaran dan pengunduhan dokumen.
c. Pemberian penjelasan.
d. Penyampaian dokumen penawaran.
e. Pembukaan dokumen penawaran administrasi, teknis, harga, dan dokumen kualifikasi.
f. Evaluasi administrasi, teknis, harga, dan kualifikasi.
g. Pembuktian kualifikasi.
h. Penetapan dan pengumuman pemenang.
i. Masa sanggah.
j. Masa sanggah banding untuk pekerjaan konstruksi.
k. Laporan pokja pemilihan kepada PPK.
Tata cara pembelian barang/jasa melalui SIPLah terdiri atas tiga proses bisnis utama, yaitu registrasi penyedia, pelaksanaan belanja, dan serah terima/pembayaran. Dijelaskan lebih lanjut, sebagai berikut:
1. Registrasi penyedia
a. Penyedia melakukan akses ke laman SIPLah melalui https://siplah.kemdikbud.go.id/
b. Penyedia memilih dan membuka salah satu/beberapa laman operator pasar daring.
c. Penyedia mengisi data, sebagai berikut:
(1) Badan usaha mengisi data, antara lain (a) nama resmi, (b) nomor pokok wajib pajak, (c) alamat lengkap, (d) nama penandatangan, (e) jabatan penandatangan, (f) nomor telepon, (g) alamat surat elektronik, dan (h) nomor rekening.
(2) Individu mengisi data, antara lain (a) nama resmi, (b) nomor induk kependudukan, (c) nomor pokok wajib pajak, (d) alamat lengkap, (e) nomor telepon, (f) alamat surat elektronik, dan (g) nomor rekening.
d. Operator pasar daring melakukan verifikasi terkait data yang dikirimkan.
e. Di dalam hal penyedia terverifikasi, operator pasar daring mengirimkan notifikasi penyedia atas keberhasilan registrasi.
2. Pelaksanaan belanja
a. Sekolah melakukan akses laman SIPLah melalui https://siplah.kemdikbud.go.id/ dan log in menggunakan akun Dapodik.
b. Sekolah melakukan pencarian penawaran barang/jasa.
c. Sekolah dapat melakukan perbandingan penawaran barang/jasa melalui SIPLah, menurut barang/jasa, harga, pengiriman, penjual.
d. Sekolah memasukkan permintaan negosiasi.
e. Di dalam hal penyedia menyepakati negosiasi, penyedia mengirimkan kesepakatan negosiasi kepada sekolah.
f. Di dalam hal penyedia tidak menyepakati negosiasi, penyedia mengirimkan penolakan negosiasi kepada sekolah.
g. Di dalam hal penyedia tidak memberikan tanggapan dalam waktu 1x24 jam, sekolah dapat membatalkan pesanan.
h. Sekolah melakukan pesanan berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
i. Penyedia melakukan pesetujuan pesanan.
j. Sekolah menerima notifikasi dan dapat melakukan pemantauan status pesanan, disetujui oleh penjual, diproses oleh penjual, dikirim oleh penjual, status proses pengiriman atas hasil pemantauan pembeli masih dapat melakukan pembatalan pesanan.
3. Serah terima dan pembayaran
a. Serah terima barang/jasa dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
(1) Pada saat pengiriman barang ke sekolah, penyedia melampirkan dokumen berita acara serah terima (BAST), yang telah ditandatangani oleh penyedia.
(2) Sebelum menandatangani BAST, bendahara sekolah melakukan pemeriksaan atas hasil pengadaan barang/jasa.
(3) Apabila barang yang dikirim tidak sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam kontrak/perjanjian, bendahara sekolah meminta penyedia untuk memperbaiki dan/atau melengkapi kekurangan dalam jangka waktu yang disepakati bersama.
(4) Di dalam hal pekerjaan telah sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam spesifikasi kontrak/perjanjian, bendahara sekolah menandatangani BAST.
(5) Bendahara sekolah menyimpan BAST sebagai kelengkapan dokumen pertanggungjawaban.
b. Pembayaran dilakukan dengan ketentuan, sebagai berikut:
(1) Di dalam hal bendahara sekolah menandatangani BAST, bendahara sekolah mengajukan permohonan pembayaran kepada kepala sekolah.
(2) Kepala sekolah melakukan pemeriksaan terhadap dokumen permintaan pembayaran.
(3) Di dalam hal kepala sekolah menyetujui, bendahara sekolah melakukan pembayaran secara nontunai.

Referensi
Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 35 Tahun 2019 tentang Perubahan Kedua Atas Permendikbud Nomor 3 Tahun 2019 tentang Juknis BOS Reguler.


EmoticonEmoticon